Receptioniste/secretaresse

Ben jij een organisatietalent met een hart voor gastvrijheid? Werk je graag in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Wij zoeken een enthousiaste receptioniste/secretaresse die het eerste aanspreekpunt is voor onze organisatie en daarnaast onderdeel is van het secretariaat. Je komt terecht in een betrokken organisatie waar ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en waar jouw inbreng gewaardeerd wordt.

Taken en verantwoordelijkheden

Receptietaken

• Ontvangen van bezoekers en begeleiden naar vergaderruimtes of koffiehoek.
• Beantwoorden van intercom, verstrekken bezoekerspassen, uitleg geven over wifi en andere voorzieningen.
• Beantwoorden en doorverbinden van telefoontjes.
• Beantwoorden van vragen over vergaderruimtes, techniek en lunch.
• Verwerken van inkomende en uitgaande post.
• Beheer bezoekersadministratie en vergaderruimteplanning (grote groepen).
• Verzorging van balie en vergaderruimtes.
• Controleren of de toegangsdeur goed gesloten blijft.
• BHV kan een rol worden van jouw takenpakket, afhankelijk van jouw wensen.

Secretariële taken

• Je beheert de agenda’s van de teamleiders en houdt overzicht over afspraken en planningen.
• Je organiseert bijeenkomsten voor de verschillende teams.
• Je vervangt de directiesecretaresse bij afwezigheid.

Het team

Je komt te werken in het team Mensen en Middelen waar je samen met de directiesecretaresse en je collega secretaresse/receptioniste een klein cluster vormt en jullie nauw samenwerken met de huismeester en facilitair medewerker. Je werkt vooral op kantoor gezien je het gezicht bent van de organisatie aan de receptie. Er is altijd bereidheid om een collega te helpen.

Jouw profiel

Als receptioniste/secretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe bezoekers. Je speelt een belangrijke rol in het vertegenwoordigen van onze organisatie en het waarborgen van een professionele, gastvrije en efficiënte ontvangst. Daarnaast ondersteun je de teamleiders bij agendabeheer, zodat zij optimaal kunnen blijven functioneren. Je draagt bij aan een prettige werksfeer en zorgt ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt.

We bieden een werkomgeving waarin samenwerking, deskundigheid en klantgerichtheid centraal staan.

Wij zoeken kandidaten met:

• Je hebt een MBO werk- en denkniveau.
• Je bent representatief, gastvrij en communicatief vaardig.
• Je werkt nauwkeurig en kunt goed plannen en organiseren.
• Je bent proactief en houdt overzicht, ook bij drukte.
• Ervaring in een vergelijkbare functie is een pre.

Interesse?

Mail dan je motivatie en cv onder vermelding van de vacaturetitel naar sollicitatie@ofgv.nl.

Voor meer informatie over de procedure en/of deze functie kun je contact opnemen met onze recruiter Mary van Rooy, via telefoonnummer 06 424 33 074.